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Dienstreisen ins Ausland

Auslandsdienstreisen sind häufig mit besonderen Schwierigkeiten verbunden. Doch zunächst ist zu fragen, unter welchen Voraussetzungen Dienstreisen überhaupt verlangt werden können. 

Wann dürfen Dienstreisen ins Ausland verlangt werden?

Ob ein Arbeitnehmer generell zur Arbeitsleistung im Ausland verpflichtet ist, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag. Wenn Dienstreisen und die Arbeitsleistung im Ausland zum Aufgabengebiet des Arbeitnehmers gehören sollen, muss dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart worden sein. Natürlich besteht auch ohne arbeitsvertragliche Regelung die Möglichkeit, im Einzelfall einen konkreten Auslandseinsatz zu vereinbaren, wenn der Mitarbeiter einverstanden ist.
Auch wenn der Arbeitsvertrag Auslands-Dienstreisen vorsieht, können Mitarbeiter nicht uneingeschränkt ins Ausland geschickt werden. Denn der Arbeitgeber darf gemäß § 106 Gewerbeordnung (GewO) ein ihm zustehendes Weisungsrecht stets nur nach „billigem Ermessen“ ausüben. Das bedeutet, dass eine Abwägung der Interessen des Arbeitnehmers einerseits und der betrieblichen Interessen andererseits erfolgen muss. In diesem Rahmen ist natürlich die arbeitgeberseitige Fürsorgepflicht zu beachten, die den Arbeitgeber insbesondere zum Schutz der Gesundheit seiner Mitarbeiter verpflichtet.

Die Dienstreise ins Ausland steht kurz bevor. Worauf sollte ich noch achten? 

Neben den allgemeinen Anforderungen wie der behördlichen Entsendemeldung und der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung sollten Sie prüfen, ob das Land derzeit berufsbedingte Einreisen zulässt und ob es besondere Anforderungen gibt. Aktuelle Informationen zu den Einreisebestimmungen können Sie bei uns, dem Auswärtigen Amt und den deutschen Auslandshandelskammern einholen.
Bei Auslandsdienstreisen sollten darüber hinaus folgende Punkte bedacht werden:
  • Prüfen Sie die Reisewarnungen des Auswärtigen Amts und beachten Sie diese.
  • Prüfen Sie die Einreisevorschriften des Ziellands. Die jeweiligen Vorgaben zur Einreise können Sie den folgenden Seiten entnehmen: Auswärtiges AmtBotschaften der jeweiligen Länder, Auslandshandelskammern
  • Teilen Sie dem Mitarbeiter einen Kontakt im Ausland mit, an den er sich im Notfall wenden kann bzw. erstellen Sie einen Notfallplan im Rahmen Ihres Risikomanagements.
Weitere wertvolle Hinweise finden Sie auch auf der Seite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Der Arbeitnehmer ist im Ausland, kann aber nicht arbeiten. Welche Auswirkungen hat das?   

Kann tatsächlich nicht gearbeitet werden, weil zum Beispiel die Produktionsstätte geschlossen oder das Homeoffice nicht möglich ist, sollten gemeinsam mit dem Arbeitgeber Themen wie Abbau von Urlaub und Überstunden besprochen werden. Hat der deutsche Heimatbetrieb Kurzarbeit eingeführt, so sollte geklärt werden, ob auch im Ausland tätige Arbeitnehmer davon erfasst sind. Lohn ist grundsätzlich weiter zu zahlen. Sollte es nicht möglich sein, den Arbeitnehmer im Ausland sinnvoll zu beschäftigen, so ist der Arbeitgeber in der Regel berechtigt, den Arbeitnehmer nach Deutschland zurückzuholen. Hinsichtlich der Kosten der Rückholung ist von Aufwendungskosten auszugehen, welche in der Regel der Arbeitgeber trägt.  

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer im Ausland erkrankt?

Bei Dienstreisen innerhalb der EU und in Ländern, mit welchen ein Sozialversicherungsabkommen besteht (etwa Türkei, Israel), sind die Arbeitnehmer grundsätzlich im gleichen Umfang wie in Deutschland krankenversichert und ein Krankenhausaufenthalt im Ausland ist unproblematisch. Formelle Voraussetzung für eine reibungslose Abwicklung ist eine vorher durch die Krankenkasse ausgestellte A1-Bescheinigung. Überdies ist der Abschluss einer separaten Auslandskrankenversicherung empfehlenswert – auch weil manche Länder eine Einreise nur bei bestehender Auslandskrankenversicherung und gewisser Mindestdeckungssumme zulassen.

Was ist, wenn der Arbeitnehmer von der Auslandsdienstreise nicht zurückkehren kann?

Praktische Gründe wie beispielsweise Flugannullierungen können dazu führen, dass der Arbeitnehmer im Ausland „strandet“. Dann sollten Sie sich zunächst einmal darum kümmern, dass die Visa- und Einreisebestimmungen weiter eingehalten werden. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass lokale Behörden hier oftmals sehr kooperativ sind, wenn es darum geht, unbürokratisch befristete Verlängerungen der Dienstreisevisa auszustellen. Kritisch kann es noch werden, wenn der Auslandsaufenthalt insgesamt 183 Tage überschreitet. Je nach lokaler steuerrechtlicher Regelung und einem eventuell bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen kann dies die Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung auslösen. Im Zweifel sollten Sie hier steuerrechtliche Beratung einholen. 
Die aufgelisteten Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.